Handleiding voor de administrator
Configuratie
Goedgekeurde aanmelders
Deze toepassing is er om te voorkomen dat bedrijven bezoekers kunnen aanmelden op een locatie zonder dat er een samenwerkingsovereenkomst bestaat. Klanten die deze functionaliteit gebruiken voor hun locaties zijn niet zichtbaar voor bezoekende bedrijven zolang ze niet in de lijst van goedgekeurde aanmelders opgenomen zijn.
Onderstaande functionaliteit is enkel beschikbaar via de ‘Admin’ rol.
In de Prean webapplicatie kan je bovenaan in het menu de optie ‘Configuratie’ terugvinden. Door hierop te klikken krijg je de optie ‘Goedgekeurde aanmelders’.
Selecteer de optie ‘Goedgekeurde aanmelders’. Het volgende scherm opent.
Door deze optie aan te vinken verdwijnt jouw bedrijf met zijn locaties uit de lijst waarvoor er vooraanmeldingen gemaakt kunnen worden voor het grote publiek.
Het volgende scherm wordt beschikbaar van zodra een optie wordt aangevinkt:
Bedrijven die in bovenstaande lijst staan kunnen jouw locatie zien in de functionaliteit ‘Maak een vooraanmelding voor een locatie’
Toevoegen van een goedgekeurde aanmelder
Het bedrijf van de aanmelder moet een account geregistreerd hebben op Prean. Eens deze gekend is kan je op basis van het btw-nummer of (Prean)klantnummer het bedrijf toevoegen.
In het volgende pop-up scherm kan je een start -en einddatum ingeven.
Let wel op: Door een einddatum in te geven kan het bedrijf na deze datum geen vooraanmelding meer maken voor uw locatie/terminal.
Het bedrijf wordt vervolgens toegevoegd aan het overzicht.
Bewerken van een aanmelder
Contracten kunnen verlengd of vroegtijdig stopgezet worden. Hierdoor heb je de mogelijkheid om data te bewerken of te verwijderen. Dit doe je door een bedrijf te selecteren. Eens een bedrijf geselecteerd is, worden de knoppen ‘Bewerk’ en ‘Verwijderen’ aanklikbaar.
"Bewerken" geeft je de mogelijkheid om de datums aan te passen:
Als u meer dan één bedrijf selecteert voor een update, wordt de nieuwe datum in het scherm weergegeven. Vb. vul je alleen een einddatum in dan zie je alleen de einddatum in het overzicht, de vorige startdatum is niet meer zichtbaar.
"Verwijderen", verwijdert ook effectief de record. Bedrijven waarvan de einddatum 3 maanden in het verleden ligt worden automatisch uit de lijst verwijdert. "Zoekcriteria", geeft je de mogelijkheid om op bedrijfsnaam te zoeken.
Vertrouwde bedrijven
Open de vertrouwde bedrijven functionaliteit via je dashboard of het configuratiemenu.
In dit overzicht kan je alle bedrijven die je hebt vertrouwd terugvinden. Je kan nagaan wie deze bedrijven heeft vertrouwd en wanneer. Via de kolom ‘resterende dagen’ kan je eenvoudig nagaan hoeveel dagen dit bedrijf nog vertrouwd is.
Door een rij aan te vinken kan je een bedrijf uit de lijst verwijderen of met 30 dagen verlengen.
Let op: vooraanmeldingen voor bedrijven die vertrouwd zijn, zullen automatisch goedgekeurd worden.
Goedkeurders
Het instellen van goedkeurders kan de admin van je firma doen onder “configuratie” – “goedkeurders”
Voor scheep gebonden vooraanmeldingen dien je enkel het veld “Locatie” te registreren.
Voor niet - scheep gebonden vooraanmeldingen dien je ook de “Sublocatie” te registreren. Het is ook mogelijk om goedkeurder te zijn voor een contactpersoon. Deze persoon is enkel aan een locatie gekoppeld. De sublocatie wordt in dit geval door de goedkeurder toegewezen bij het goedkeuren van een vooraanmelding.
Iedere locatie of contactpersoon dient minimum één goedkeurder te hebben. Als dit niet het geval is dan kan de admin dit terugvinden in de gele balk bij zijn dashboard.
Security
Via het scherm ‘security’ kan je specifiëren welke van je gebruikers met de rol ‘security’ de mogelijkheid hebben bezoekers aan te melden en op welke locatie dit kan. Het is mogelijk om één of meerdere locaties te selecteren.
Contactpersonen
Een contactpersoon is altijd gekoppeld aan uw bedrijf en aan een of meerdere locaties binnen uw bedrijf. Het is mogelijk dat goedgekeurde aanmelder een vooraanmelding maken voor één van uw contactpersonen.
Klik op 'Contactpersoon toevoegen' om een nieuwe contactpersoon toe te voegen. Vul de vereiste velden in en eventueel een telefoonnummer. Selecteer één of meerdere locaties om aan deze persoon te koppelen en duidt aan of locatiegoedkeuring vereist is.
Het is mogelijk om een contactpersoon te bewerken of te verwijderen. Bij het bewerken van een contactpersoon is het alleen mogelijk om het telefoonnummer, de gekoppelde locaties en eventuele locatiegoedkeuring voor de vooraankondiging te wijzigen.
