Handleiding voor de administrator
Vooraanmeldingen beoordelen
Je kan vooraanmeldingen goed- of afkeuren van uw bezoekers:
- Van een locatie (gebouw, departement, kaai,…) die tot uw terminal behoort.
- Van schepen die op de kaai van uw terminal worden verwacht als extra goedkeuring boven op de goedkeuring van de agent (indien gewenst). Dit is configureerbaar door Prean
- Van contactpersonen binnen uw firma. Deze zullen ook aan locaties binnen uw terminal gekoppeld worden.
Je ontvangt ook een bevestigingsmail van deze vooraanmelding op de geregistreerde emailadressen die geconfigureerd zijn bij Prean. In de mail is een link aanwezig die u zal omleiden naar de Prean applicatie om de vooraanmelding te beoordelen.
Neem contact op via info@prean.be als u de geadresseerden van de e-mails wilt wijzigen.
Let op: Je kan enkel vooraanmeldingen goed- of afkeuren indien je de juiste rechten hebt. Per firma is er minimum één admin. Deze admin kan goedkeurders per locatie toewijzen.
Goed- of afkeuren van vooraanmeldingen
Goed- of afkeuren van vooraanmeldingen kan gedaan worden door te klikken op de ‘Te beoordelen vooraanmeldingen’ knop. In dit overzicht kan je het detail van een vooraanmelding raadplegen door de rij te selecteren van de vooraanmelding die je wilt beoordelen.
De details van de vooraanmelding worden geopend en zien er als volgend uit:
Als je de details opent van de vooraanmelding, zie je 4 knoppen (2 indien er 1 vooraanmelding in de lijst staat):
- Goedkeuren
- Goedkeuren en naar volgende gaan
- Weigeren
- Weigeren en naar volgende gaan
Het veld ‘Reden’ is altijd beschikbaar maar enkel verplicht als de vooraanmelding geweigerd wordt.
Bij het klikken op een bezoeker krijgt u meer informatie over de persoon te zien. Sommige terminals vereisen het bezit van certificaten of officiële documenten om een locatie te mogen betreden. Als een bezoeker over deze documenten beschikt, kunnen ze ook hier worden geraadpleegd.
Goed- of afkeuren voor een contactpersoon
Wanneer je als goedkeurder aan een contactpersoon bent gekoppeld, vereisen deze vooraanmeldingen extra informatie. Je ziet dezelfde gegevens als bij alle andere vooraanmeldingen, maar wanneer u op de knop 'Goedkeuren' klikt, wordt u gevraagd de (sub)locatie te koppelen waar het bezoek zal plaatsvinden.
